إنّ التغير الدائم، والتطور السريع أسلوبان سائدان في البيئة المعاصرة، حيث يشملان كافة نواحي عمل الشركات والممارسات الإدارية فيها، وإذا كان التغيير حقيقة تنظيمية فإن التعامل معه أصبح جزءًا من الدور الذي تؤديه الإدارة باستمرار.

​

وفي تقرير نُشر عن العمر الافتراضي للشركات والمؤسسات، تم تقدير متوسط العمر الافتراضي لأي شركة بحوالي 75عاماً، أما في الوقت الحالي ومع التطور الدولي الرقمي فقد تقلص هذا الرقم ليكون 15 عاماً، ومازال هذا العمر في تنازل، فالتغيير في البيئة التشغيلية لإدارات الشركات والمؤسسات أمرٌ لا مفرّ منه، لذا وجب على الشركات مواكبة جميع التغيرات التقنية الحديثة، وتحديث القيَم والأهداف والاحتياجات والخدمات، وسياسات الشركة بما يتناسب مع التطور التقني الحديث.

 

ويمكن تعريف مفهوم التغيير بأنه: جعل المنظمة أو المؤسسة والشركة أكثر كفاءة وفاعلية، وذلك بالتجديد المستمر والتقدم السريع لمواكبة التطور التقني القائم.

​

ومن الجدير بالذكر أنه في بعض الحالات قد لا يكون التغيير في البيئة التشغيلية لازم بسبب وجود أزمة أو مشكلة عارضة على الكيان القائم، بل إنّ المدراء ينظمون أفكارهم ويكونون أكثر اهتمامًا بإجراء التغيرات لغرض تحسن الوضع القائم في المؤسسة، من ذلك: التغيير التقني المرتبط بالعملية الإنتاجية وكيفية أداء المؤسسة لأعمالها.

​

وتأتي ضرورة التغيير والتطوّر الداخلي للشركات والمؤسسات بناءً على ما ورد في استطلاعات الرأي حول مدى كفاءة العمل الإداري في الشركات القانونية وشركات المحاماة: حيث ذكر بعض المحامين في شركات المحاماة الصغيرة أنهم يقضون ما يقارب40٪ من عملهم في مهام أخرى غير ممارسة القانون، وأنّ بعض إدارات القطاعات القانونية والمكاتب تفتقد ما يصل إلى 50٪ من معلوماتها بسبب انعدام الأرشفة الجيدة للمعلومات، وصعوبة ذلك.

​

كما قد أفادت بعض الإحصائيات إلى أنّ المحامين والمساعدين القانونيين يخسرون ما يصل إلى 3 ساعات أسبوعياً في البحث عن المستندات والأدلة المطلوبة، وساعتين أخريين لإعادة إنشاء المستندات التي لا يمكن العثور عليها، بل قد يقضي بعض المحامين ما يقارب 2-11 ساعة أسبوعياً في التعامل مع التحديات المتعلقة بإنشاء المستندات وأرشفتها وإدارتها.

​

من جانب آخر: فقد أفاد أولئك الذين صنفوا مكاتب المحاماة الخاصة بهم على أنها "ناجحة جدًا" بأن: 8.7٪ من وقتهم يقضونه في مهام إدارية، بينما أفاد أولئك الذين صنفوا مكاتب المحاماة على أنها "غير ناجحة" بأنهم يقضون ضعف الوقت تقريبًا - 15.3٪ - في المهام الإدارية. 

​

والواقع الفعلي أنّ كلّ هذا الوقت الضائع سيكلف الشركات في أنشطة إنشاء المستندات وإدارتها ما يقارب 9071 دولار لكل محامي في السنة أو خسارة 9.8% في إجمالي إنتاجية الشركة. -وفقًا للدراسة التي قامت على أساس شركة تضم مائة محامي، هذا المبلغ يزيد عن 900000 دولار سنويًا-.

​

لذلك يمكن القول إنّ التغيّر المتسارع والنقلة النوعية للشركات من ممارساتهم التقليدية إلى التحول الرقمي تعدّ خطوة مهمة واستراتيجية في مستقبل الشركات؛ وذلك لتحسين الكفاءة التشغيلية والجودة وتبسيط الإجراءات للخدمات المقدمة للمستفيدين مع توفير الوقت والجهد والكلفة، فالتغيير التقني يأتي في سياق أفكار ومبادرات تأتي من مستويات تنظيمية أدنى لتذهب على المستويات الأعلى لمتابعة تنفيذها، وهنا تلعب الخبرة التقنية للمبتكرين ورواد الأفكار التقنية في إحداث تغييرات مهمة في مجال العمل المنظم.

​